Когда-то в средние века растущая банковская корпорация Медичи так запуталась в своих расчетах, что была вынуждена объявить конкурс на лучшую идею о том, как вести финансовые дела. Так родился современный бухучет.
Сегодня, когда многие крупные компании имеют сложные структуры, включающие в себя несколько профилей, множество подразделений, находящихся в различных местах, планирование и контроль движения денежных средств становится жизненно важной задачей, без которой невозможно обеспечение должного уровня рентабельности предприятия. Разумеется, такая вещь, как автоматизация, рожденная XX веком, должна прийти и сюда. Об автоматизации собственно производства, как процесса контроля и создания товара, мы говорить не будем, остановимся на проблеме планирования и контроля деятельности компании в целом.
Основные проблемы таких предприятий заключаются в отсутствии организационного единства и единого понимания внутренней политики, общей методологии бухгалтерского учета, единого вида и форм нормативно-справочной информации. Это означает трудность любого планирования деятельности по всем направлениям управленческой иерархии. Каждое подразделение должно понимать свою конкретную задачу, уметь проконтролировать ее выполнение, проанализировать результаты, понимая при этом свое место в общем спектре деятельности. Недостаточная оперативность и актуальность данных, поступающих от филиалов и корпорации в целом, высокая трудоемкость сбора и обобщения данных от различных участков производства и, в частности, их бухгалтерий, каждая из которых ведет свои балансы и делает своих ошибки, делает весь механизм планирования неповоротливым и громоздким. Наконец, отсутствие, опоздание или недостоверность оперативной информации о взаиморасчетах и взаимозачетах как с внутренними филиалами, так и с внешними партнерами, поставщиками и потребителями чревато нарушением платежеспособности предприятия, возникновением неконтролируемой дебиторской - кредиторской задолженности вплоть до полного банкротства. Решение всех этих, и без того сложных задач, становятся еще более запутанным, если меняется статус контрагента, что часто бывает при покупке фирмы, которая ранее была внешним контрагентом.
Если все эти проблемы усугубляются влиянием внешних факторов, например, экономическим кризисом в переходной период, то отделу общего планирования добавятся новые проблемы, связанные с инфляцией и неплатежами, развитием натурального обмена, сложными взаимозачетами и взаиморасчетами, а также высокой долей денежных суррогатов в финансовом потоке. К тому же частое изменение законодательства, в частности налогового, совсем не облегчает эту задачу.
Конечно, перечислено далеко не все, но сказанного уже достаточно, чтобы понимать насколько может облегчить жизнь даже простая единая форма отчетности, которая достигается введением автоматизации. Автоматизация снимает задачу необходимости совершения стандартных бухгалтерских операций вручную и позволяет создать единую базу данных, после чего обработка информации становится делом простым и доступным.
Успех внедрения автоматизации гарантирует обеспечение максимума эффективности от внедрения технологий и улучшает стабильность бизнеса.
Что же такое Система автоматизации производства (далее – просто Система) и что она требует? Для Системы необходимо создание локальной вычислительной сети (ЛВС), где вся информация хранится на сервере, а обработка делится между сервером и рабочими станциями. Для маленького числа станций (не больше десяти) подойдет более простая и дешевая архитектура типа "файл-сервер", где основная обработка данных происходит на рабочих станциях, а не на сервере. Для большего числа станций возрастет информационный поток и для сохранения быстродействия, надежности и безопасности информационной системы нужна другая архитектура типа "клиент-сервер". Она распределяет работу между сервером и клиентами так, что приложение, работающее на рабочей станции, больше не обращается к базе данных и серверу "напрямую", а посылает запрос на сервер, где он принимается и последовательно обрабатывается (в противном случае сервер "захлебнется" в потоке информации). На рабочую станцию будут поступать только предварительно обработанные данные, что резко сокращает информационный поток (трафик) в ЛВС. Сервер должен быть самой мощной и надежной машиной в сети с возможностью длительной бесперебойной работы, что подразумевает, что он работает через источник бесперебойного питания. В особо ответственных случаях сам сервер дублируется так, чтобы при выходе из строя основного, "дублер" включился автоматически.
На сегодняшний день надежность данных и бесперебойность работы Системы ограничивается только финансами, которые предприятие готово вложить в техническое оснащение своего автоматизационного отдела.
Для крупных фирм со сложной структурой имеет смысл приобрести сразу пакет модулей, но, в любом случае, можно начать с минимальной комплектации и постепенно наращивать ее сложность и мощность по мере надобности, необходимости и материальных возможностей. Можно заказать модифицированный модуль Системы под свои задачи или совершенно новый модуль, который будет стыковаться с остальными для сохранения единообразия форм и отчетов. Вы можете быть уверены, что Ваш модуль будет обладать способностью легко видоизменяться и приспосабливаться к новым изменениям в структуре, производстве или деятельности компании, а также к изменениям внешних правил и экономической ситуации, ведь корпоративные автоматизационные системы, как правило, предназначены для длительного использования.
При использовании программного обеспечения других фирм потребуется налаживать их взаимодействие с Вашей Системой, но чаще всего такое взаимодействие уже существует.
Среди услуг фирмы-разработчика разработка проектов автоматизации, их установка и настройка, обучение и поддержка пользователей, в том числе по регионам, поставка необходимых комплектующих: компьютеров, оргтехники и т.п., монтаж сетей, гарантийное и послегарантийное обслуживание, консультации, консалтинг и аудит по управлению, персоналу и финансам.
